AC 2020 Called Session
October 3rd, 2020
Date: Saturday, October 3, 2020
Time: 8:00 a.m - 4:30 p.m.
Location: This session is a virtual session. There will be two ways to join. We are encouraging all delegates to join this Annual Conference session through Zoom (registration information is below). It will be possible for people to watch Annual Conference live on the Rio Texas Facebook page, but we will not be able to recognize Facebook participants from the (virtual) floor.
Preliminary Agenda
2020 Pre-Conference Report English
2020 Pre-Conference Report Spanish
Addendum/Errata
Pre-Conference Online Workshops
You will find important information about this online gathering below. Please visit this site for the most up to date information regarding Annual Conference.
Bishop Schnase’s Call for a Special Session of the Annual Conference
Attached you will find Bishop Schnase’s letter calling for a special session of the Annual Conference. This letter contains important information about the purpose and scope of the upcoming session. Please take the time to review this important letter.
Session Information
Date: Saturday, October 3, 2020
Time: 8:00 a.m - 4:30 p.m.
Location: This session is a virtual session. There will be two ways to join. We are encouraging all delegates to join this Annual Conference session through Zoom (registration information is below). It will be possible for people to watch Annual Conference live on the Rio Texas Facebook page, but we will not be able to recognize Facebook participants from the (virtual) floor.
¡Hola, Delegado de la Conferencia Río Texas!
Esperamos con interés nuestra sesión de la Conferencia Anual de 3 de octubre. A continuación encontrará información importante sobre esta reunión en línea. Esta misma información también se puede encontrar en https://riotexas.org/annual-conference-2020. Visite ese sitio en los próximos días para obtener la información más corriente sobre la Conferencia Anual.
Llamado del Obispo Schnase a una Sesión Especial de la Conferencia Anual
Adjunto encontrará la carta del Obispo Schnase solicitando una sesión especial de la Conferencia Anual. Esta carta contiene información importante sobre el propósito y el alcance de la próxima sesión. Por favor tómese el tiempo para revisar esta importante carta.
Información de la sesión
Fecha: sábado 3 de octubre de 2020
Hora: 8:00 a.m - 4:30 p.m.
Ubicación: Esta sesión es una sesión virtual. Habrá dos formas de reunirse. Animamos a todos los delegados a reunirse en esta sesión de la Conferencia Anual a través de Zoom (la información de registro se encuentra a continuación). Los miembros podrán observar la Conferencia Anual en vivo en la página de Facebook de Río Texas, pero no podremos reconocer a los participantes de Facebook desde el piso (virtual).
text block. You can use it to add text to your template.
What will you need to participate:
To view Annual Conference: Access to a reliable internet connection will be important to participate in Annual Conference. There are hospitality teams being formed at churches around the conference that will help provide internet access to delegates that do not have that access at home. We will be sharing information about these host churches soon. These churches are not for casual gatherings of delegates but are for delegates who may have trouble participating in Annual Conference from home.
To vote at Annual Conference: In order to both view the proceedings and vote at Annual Conference, delegates will need to have access to two devices. One will be used to log onto the Zoom webinar; this could be a computer or tablet. The other will be used for voting; a smartphone would work well for this purpose. Details about meeting and voting registrations can be found below.
We are asking churches to help make sure each of their delegates has access to the technology they need in order to vote. Clergy, please take the time to check in with your delegates, and help support the important work they are doing for your church and for the conference.
----
Lo qué necesitará para participar:
Para ver la Conferencia Anual: El acceso a una conexión al Internet confiable será importante para participar en la Conferencia Anual. Se están formando equipos de hospitalidad en las iglesias alrededor de la conferencia que ayudarán a proporcionar acceso al Internet a los delegados que no tienen ese acceso en casa. Pronto compartiremos información sobre estas iglesias anfitrionas. Estas iglesias no son para reuniones casuales de delegados, sino para delegados que tengan problemas para participar en la Conferencia Anual desde casa.
Para votar en la Conferencia Anual: Para poder ver las actas y votar en la Conferencia Anual, los delegados deberán tener acceso a dos dispositivos. Uno se utilizará para iniciar sesión en la sesión web de Zoom; esto podría ser en una computadora o tableta. El otro se utilizará para votar; un teléfono inteligente funcionaría bien para este propósito. Los detalles sobre los registros de reuniones y votaciones se pueden encontrar a continuación.
Estamos pidiendo a las iglesias que ayuden a asegurarse de que cada uno de sus delegados tenga acceso a la tecnología que se necesita para votar. Clero, por favor tómese el tiempo para comunicarse con sus delegados y ayude a apoyar el importante trabajo que están haciendo en su iglesia y en la conferencia.
----
Registration
Meeting Registration: Delegates are responsible for registering and logging into the Zoom Webinar. Please use the link below to register for the Zoom Webinar as soon as you can. Delegates must join Annual Conference through the Zoom Webinar in order to be recognized on the (virtual) floor.
Registro
Registro de reuniones: Los delegados son responsables de registrarse e iniciar sesión en la sesión web de Zoom. Utilice el enlace a continuación para registrarse en la sesión web de Zoom tan pronto como pueda. Los delegados deben unirse a la Conferencia Anual a través de la sesión web de Zoom para ser reconocidos en el piso (virtual)
Voting Registration: We will be using Election Buddy for voting this year. On September 29, delegates will receive an email from Election Buddy that will invite them to register for Annual Conference voting. This email will include registration information, a unique access key, and a password for each delegate. It is critical that we have all delegate contact information updated in the conference database by September 25, in order to correctly send out the voting registration invitation. Delegates can contact their district offices to update their contact information.
Agenda
This year’s agenda has been simplified to accommodate a one-day Annual Conference session. We will be publishing an agenda on the Rio Texas website soon.
Meeting Procedures
More information concerning meeting procedures will be shared soon.
----
Registro de votación: Utilizaremos Election Buddy (Compañero de Elecciones) para votar este año. El 29 de septiembre, los delegados recibirán un correo electrónico de Election Buddy que los invitará a registrarse para la votación de la Conferencia Anual. Este correo electrónico incluirá información de registro, una clave de acceso única y una contraseña para cada delegado. Para poder enviar correctamente la invitación para registrarse para votar, es importante que tengamos toda la información de contacto de los delegados programada en la base de datos de la conferencia antes del 25 de septiembre. Los delegados pueden comunicarse con las oficinas de su distrito para actualizar su información de contacto.
Agenda La agenda de este año se ha simplificado para dar cabida a una sesión de la Conferencia Anual de un día. Pronto publicaremos una agenda en el sitio web de Río Texas.
Procedimientos de reunión Pronto se compartirá más información sobre los procedimientos de las reuniones.
Postponement of the 2020 Rio Texas Annual Conference Session
May 8th 2020
Given the ongoing risk of gathering in large numbers due to COVID-19, we have decided to postpone the 2020 session of the Rio Texas Annual Conference, scheduled for June 10-13 in Corpus Christi. Although some gatherings may be allowed legally by that time, we do not consider it wise or responsible to proceed with planning an event of the size and scope of our conference session. This decision was made by the Bishop and the Secretary of Annual Conference, in consultation with the Uniting Table, the Annual Conference Design Team, and the Cabinet.
This year’s work of the Annual Conference will be accomplished by the following means:
A virtual meeting of the clergy session will be held via Zoom at its currently scheduled time, 2:00-4:00 p.m. on Wednesday, June 10. The report normally shared at that meeting will be made available ahead of time for questions and editing. The online session will then move through the report, voting on matters of clergy status and recognizing clergy milestones.
A one-day, in-person session of the Annual Conference has been scheduled for Saturday, October 3, in San Antonio. At this event, the conference will act on the 2021 budget, as well as celebrate retirements, memorials, and ordination.
Annual Conference nominations that would normally be voted on in June will be handled at a later date. This is due to a provision in the Book of Discipline that requires many positions to be filled by Annual Conference election following the General Conference session. The 2020 General Conference session has been postponed to dates in 2021 that have not yet been announced. A plan for Annual Conference nominations will be developed once more information is available.
Other Annual Conference-related items to note:
Refunds related to Annual Conference registration and hotels
No action is required to cancel hotel reservations made through the conference office. Refunds will not be necessary as no charges have been processed. Emails will be sent out next week confirming this cancellation.
Canceling hotel reservations that were not made through the conference office will be the responsibility of the person who made that reservation.
Registration fees associated with childcare will be processed next week. Please allow 5-7 business days for processing.
Clergy appointments will be effective July 1, 2020.
The persons elected in 2019 as delegates to the 2020 General and Jurisdictional Conferences will serve at the postponed gatherings in 2021.
El Aplazamiento de la Sesión de la Conferencia Anual Río Texas 2020
Dado el riesgo continuo de reunirse en grandes números debido a COVID-19, hemos decidido posponer la sesión 2020 de la Conferencia Anual Río Texas, programada del 10 al 13 de junio en Corpus Christi. Aunque algunas reuniones se podrán permitir legalmente para tal fecha, no consideramos prudente ni responsable proceder con la planificación de un evento del tamaño y alcance de nuestra sesión de conferencia. Esta decisión fue tomada por el Obispo y el Secretario de la Conferencia Anual, en consulta con la Mesa Unida, el Equipo de Diseño de la Conferencia Anual y el Gabinete.
El trabajo de este año de la Conferencia Anual se llevará a cabo de la siguiente manera:
• Una reunión virtual de la sesión del clero se llevará a cabo a través de Zoom a la hora programada actualmente, de 2: 00 a 4: 00 p.m. el miércoles 10 de junio. El informe normalmente compartido en esa reunión estará disponible con anticipación para preguntas y edición. La sesión en línea luego avanzará el informe, votará sobre asuntos del estado del clero y reconocerá los hitos del clero.
• Se ha programado una sesión en persona de un día de la Conferencia Anual el sábado 3 de octubre en San Antonio. En este evento, la conferencia actuará sobre el presupuesto de 2021, y celebrará jubilaciones, memoriales y ordenación.
• Las nominaciones de la Conferencia Anual que normalmente se votarían en junio se manejarán en una fecha posterior. Esto se debe a una disposición en el Libro de Disciplina que requiere que se llenen muchos puestos en las elecciones de la Conferencia Anual después de la sesión de la Conferencia General. La sesión de la Conferencia General 2020 se ha pospuesto a fechas en 2021 que aún no se han anunciado. Se desarrollará un plan para las nominaciones de la Conferencia Anual una vez que haya más información disponible.
Otros artículos relacionados con la Conferencia Anual que se deben tener en cuenta:
• Reembolsos relacionados con el registro de la Conferencia Anual y los hoteles.
• No se requiere ninguna acción para cancelar las reservas de hotel hechas por medio de la oficina de la conferencia. Los reembolsos no serán necesarios ya que no se han procesado cargos. La próxima semana se enviarán correos electrónicos confirmando estas cancelaciones.
• La cancelación de las reservas de hotel que no se hicieron por la oficina de la conferencia será responsabilidad de la persona que hizo la reserva.
• Las tarifas de registro asociadas con el cuidado de niños se procesarán la próxima semana. Por favor espere 5-7 días de negocio para el procesamiento de tales.
• Los nombramientos del clero entrarán en vigencia el 1 de julio de 2020.
• Las personas elegidas en 2019 como delegados a las Conferencias Generales y Jurisdiccionales 2020 servirán en las reuniones pospuestas en 2021.
Annual Conference Update
On March 30, 2020, Rio Texas Conference Secretary Mickey McCandless shared the decision to suspend Annual Conference registration in light of the COVID-19 crisis, along with the intention to share a final announcement concerning Annual Conference on May 1, 2020. As of today, Bishop Schnase and the Annual Conference Design Team do not have a final decision to share.
The commitment to protect the health and safety of the Rio Texas community is simple, but the complexities required to make a final decision cannot be overstated. Bishop Schnase and the Annual Conference Design Team have been in dialogue with United Methodist leaders across the nation. All are working to discern appropriate and creative ways of accomplishing the work of the Annual Conference in accordance with the Book of Discipline, without compromising the health and safety of our communities.
Bishop Schnase and the Annual Conference Design Team appreciate the patience and understanding shown by the Rio Texas Conference community. A final decision will be announced next week.